Sistem Akuntansi Pembelian Kredit

A.         Pengertian

Pembelian adalah kegiatan yang dilakukan untuk pengadaan barang yang dibutuhkan perusahaan dalam menjalankan usahanya dimulai dari pemilihan sumber sampai memperoleh barang. Pembelian kredit adalah pembelian yang mendapat fasilitas pembayaran lebih dari satu bulan yang didalamnya memuat syarat-syarat tertentu.

Sistem Akuntansi adalah metode dan prosedur pencatatan dengan mengidentifikasi, merangkum, menganalisis, menggolongkan dan melaporkan transaksi yang terjadi untuk memenuhi kebutuhan perusahaan berupa informasi keuangan yang digunakan pihak manajemen dalam pengambilan keputusan.

Kemudian dapat diambil kesimpulan bahwa Sistem Akuntansi Pembelian Kredit adalah Metode dan prosedur pencatatan dengan mengidentifikasi, merangkai, menganalisis, menggolongkan dan melaporkan  atas informasi yang berkaitan dengan pembayaran barang tertentu dengan syarat tertentu/ pembayaran yang dilakukan secara bertahap, yang dilakukan perusahaan  untuk memenuhi kebutuhannya  yang kemudian informasinya akan digunakan pihak perusahaan untuk menentukan  keputusan selanjutnya.

B.          Dokumen yang digunakan

Berikut adalah beberapa dokumen yang dibutuhkan dalam melakukan pembelian kredit sebagai berikut:

1.         Surat Permintaan Pembelian

Dokumen ini merupakan formulir yang diiisi oleh fungsi Gudang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah dan mutu seperti yang disebut dalam surat permintaan pembelian.

2.         Surat Permintaan Penawaran

Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga barang yang pengadaannnya tidak bersifat berulang kali terjad (tidak retitif), yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.

3.         Laporan Penerimaan Barang

Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.

4.         Surat Perubahaan Order Pembelian

Kadang kala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahaan barang, spesifikasi, penggantian atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan bisnis. Biasanya perubahan tersebut diberitahukan kepada pemasok secara resmi dengan menggunakan surat perubahan order pembelian.

5.         Bukti Kas Keluar

Dokumen ini digunakan oleh bagian akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok.

6.         Surat Order Pembelian

Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih. Surat order pembelian memiliki beberapa dokumen seperti Surat Order Pembelian itu sendiri, Tembusan Pengakuan oleh Pemasok, Tembusan bagi Unit Peminta Barang, Arsip Pemasok, Tembusan Fungsi Penerimaan dan Tembusan Fungsi Akuntansi.

C.          Catatan Akuntansi yang digunakan

Berikut ini dalah beberapa catatan yang digunakan dalam pembelian Kredit antara lain,

1.         Register Bukti Kas Keluar

Suatu jurnal untuk mencatat utang yang timbul karena pembelian kredit

2.         Jurnal Pembelian

Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah jurnal pembelian.

3.         Kartu Utang

Jika dalam catatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok adalah kartu utang.

4.         Kartu Persediaan

Dalam sisitem akuntansi pembelian, kartu persediaan ini digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli.

D.         Unit yang Terkait

Dalam pembelian kredit pastinya melibatkan beberapa unit yang menangani bagian masing-masing. Berikut ini dalah unit yang terkait pembelian kredit :

1.         Bagian Gudang

Pada sistem pmbelian Bagian Gudang bertanggung jawab unutk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di Gudang dan untuk menyimpan barang yang terima oleh fugsi penerimaan.

2.         Bagian Pembelian

Pada sistem pembelian, bagian pembelian bertanggung jawab unutk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barangdan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.

3.         Supplier/pemasok

4.         Bagian Penerimaan

Pada sistem pembelian, bagian penerimaan bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, kuantitas barang yang diterima pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. Bagian ini juga berfungsi untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari transaksi retur pembelian.

5.         Bagian Akuntansi

Bertugas untuk mencatat semua persediaan dan aktiva tetap yang dimiliki oleh perusahaan. Serta mencatat transaksi yang berhubungan dengan pembelian kredit.

Berikut adalah flowchart pembelian kredit

 

Nama Anggota:

1.      Ardian Marga Wahana   (15061129)

2.      Nurbaya Hi Saun  (15061124)

3.      Tri Lestari  (15061120)

4.     Wahyu Ningsih  (15061131)

Note:

Mohon maaf apabila ada kesamaan dengan blog lain, blog ini ditujukan untuk melengkapi tugas Sistem Akuntansi Universitas Mercu Buana Yogyakarta.

Referensi:

http://tjiaieming.blogspot.in/2012/04/sistem-informasi-akuntansi-pembelian.html

http://legonkulonchat.blogspot.in/2012/06/sistem-informasi-akuntansi-pembelian.html