Penerimaan kas bisa berasal dari
berbagai macam sumber yaitu dari penjualan tunai, penjualan aktiva tetap,
pinjaman baik dari bank maupun dari wesel, dan setoran modal baru. Tetapi
penerimaan kas perusahaan biasanya berasal dari 2 sumber utama, yaitu penerimaan
kas dari penjualan tunai dan penerimaan kas dari piutang.
Penerimaan kas adalah kas yang
diterima perusahaan baik yang berupa uang tunai maupun surat-surat berharga
yang mempunyai sifat dapat segara digunakan, yang berasal dari
transaksi perusahaan maupun penjualan tunai, pelunasan
piutang, atau transaksi lainnya yang dapat menambah kas perusahaan.
Penerimaaan kas bisa terjadi dengan
berbagai macam cara seperti lewat pos, pembayaran langsung ke kasir atau
pelunasan ke bank. Uang yang diterima biasanya berbentuk uang tunai, baik logam
maupun uang kertas, cek, money order, bank draft, dan lain-lain.
Dalam penyusunan prosedur penerimaan
kas perlu dipertimbangkan pentingnya dan frekuensi masing-masing transaksi.
Sesudah itu baru merencanakan organisasi dan metode pengelolaan dan pengawasan
fisik atau membuat catatan pengelolaan dan pengawasan.
A.
SISTEM PENERIMAAN KAS DARI PENJUALAN TUNAI
Penjualan tunai dilaksanakan oleh
perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga barang
lebih dahulu sebelum barang diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli. Setelah
uang diterima oleh perusahaan, barang kemudian diserahkan kepada pembeli dan transaksi
penjualan tunai kemudian dicatat oleh perusahaan.
Berdasarkan sistem pengendalian yang baik, sistem penerimaan
kas dari penjualan tunai mengharuskan :
1.
Penerimaan kas dalam bentuk tunai harus segera disetor ke
bank dengan cara melibatkan pihak lain selain kasir untuk melakukan internal
check.
2.
Penerimaan kas dari penjualan tunai dilakukan melalui
transaksi kartu kredit, yang melibatkan bank penerbit kartu kredit dalam
pencatatan transaksi penerimaan kas.
Sistem penerimaan kas dari penjualan tunai dibagi menjadi
tiga prosedur berikut ini :
1.
Penerimaan Kas dari Over-the Counter Sale
Dalam penjualan tunai ini, pembeli
datang ke perusahaan, melakukan pemilihan barang atau produk yang akan dibeli,
melakukan pembayaran ke kasir, dan kemudian menerima barang yang dibeli. Dalam Over-the
Counter Sale ini, perusahaan menerima uang tunai, cek pribadi (personal check),
atau pembayaran langsung dari pembeli dengan credit card, sebelum barang
diserahkan kepada pembeli.
Penerimaan kas dari Over-the Counter Sales dilaksanakan
melalui prosedur berikut ini :
a.
Pembeli memesan barang langsung kepada wiraniaga (sales
person) di Bagian Penjualan.
b.
Bagian Kasa menerima pembayaran dari pembeli, yang dapat
berupa uang tunai, cek pribadi (personal check), atau kartu kredit.
c.
Bagian Penjualan memerintahkan Bagian Pengiriman untuk
menyerahkan barang kepada pembeli.
d.
Bagian Pengiriman menyerahkan barang kepada pembeli.
e.
Bagian Kasa menyetorkan kas yang diterima ke bank.
f.
Bagian Akuntansi mencatat pendapatan penjualan dalam jurnal
penjualan.
g.
Bagian Akuntansi mencatat penerimaan kas dari penjualan
tunai dalam jurnal penerimaan kas.
Jika kas yang diterima berupa cek
pribadi, bank penjual (bank yang penjual memiliki rekening giro di dalamnya)
kemudian akan mengurus check clearing tersebut ke bank pembeli (bank yang
pembeli memiliki rekening giro di dalamnya). Jika kas yang diterima berupa kartu
kredit, bank penjual yang merupakan penerbit kartu kredit langsung menambah
saldo rekening giro penjual setelah dikurangi dengan credit card fee (yang
berkisar 2,5% sampai dengan 4%). Bank penerbit kartu kredit inilah yang secara
periodik melakukan penagihan kepada pemegang kartu kredit.
2.
Penerimaan Kas dari COD Sales
Cash-on-delivery sales (COD Sales)
adalah transaksi penjualan yang melibatkan kantor pos, perusahaan angkut umum,
atau angkutan sendiri dalam penyederhanaan penerimaan kas dari hasil penjualan.
COD Sales merupakan sarana untuk memperluas daerah pemasaran dan untuk
memberikan jaminan penyerahan barang bagi pembeli dan jaminan penerimaan kas
bagi perusahaan penjual.
COD Sales melalui pos dilaksanakan dengan prosedur berikut
ini:
a.
Pembeli memesan barang lewat surat yang dikirim melalui
kantor pos.
b.
Penjual mengirim barang melaui kantor pos pengirim dengan
cara mengisi formulir COD Sales di kantor pos.
c. Kantor pos pengirim mengirim barang dan formulir COD Sales
sesuai dengan instruksi penjual kepada kantor pos penerima.
d. Kantor pos penerima, pada saat diterimanya barang dan
formulir COD Sales memberitahukan kepada pembeli tentang diterimanya kiriman
barang COD Sales.
e. Pembeli membawa surat panggilan ke kantor pos penerima dan melakukan
pembayaran sejumlah yang tercantum dalam formulir COD Sales. Kantor pos penerima
penyerahan barang kepada pembeli, dengan diterimanya kas dari pembeli.
f. Kantor pos penerima memberitahu kantor pos pengirim bahwa
COD Sales telah dilaksanakan.
g. Kantor pos pengirim memberitahu penjual bahwa COD Sales
telah selesai dilaksanakan, sehingga penjual dapat mengambil kas yang diterima
dari pembeli.
Jika lokasi pembeli berada di kota
yang sama dengan lokasi perusahaan, penyerahan barang biasanya dilaksanakan sendiri
oleh fungsi pengiriman perusahaan.
3.
Penerimaan Kas dari Credit Cerd Sale
Sebenarnya credit card bukan
merupakan suatu tipe penjualan namun merupakan salah satu pembayaran bagi
pembeli dan sarana penagihan bagi penjual. Credit card dapat merupakan sarana
bagi pembeli, baik dalam over-the-counter sale maupun dalam penjualan yang
pengiriman barangnya dilaksanakan melalui jasa pos atau angkutan umum. Dalam
over-the-counter sale, pembeli datang ke perusahaan melakukan pembayaran ke
kasir, dengan angkutan umum pembeli tidak perlu datang ke perusahaan penjual.
Pembeli memberikan persetujuan tertulis penggunaan kartu kredit dalam
pembayaran harga barang, sehingga memungkinkan perusahaan
melakukan penagihan kepada bank atau perusahaan penerbit kartu kredit.
Kartu ktedit dapat digolongkan menjadi tiga kelompok:
a.
Kartu Kredit Bank (Bank Card).
b.
Kartu Kredit Perusahaan (Company Card).
c.
Kartu Kredit Bepergian Dan Hiburan (Travel And Entertaiment
Card).
4.
Unit Organisasi/Fungsi yang Terkait (Pelaksana)
Fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas dari
penjualan tunai adalah :
a.
Fungsi Kasa
Dalam transaksi penerimaan kas dari
penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab sebagai penerima kas dari
pembeli.
b.
Fungsi Pembungkus
Fungsi ini bertanggung jawab untuk
membungkus barang dan menyerahkan barang yang telah dibayar harganya kepada
pembeli.
c.
Fungsi Akuntansi
Bertanggung jawab sebagai pencatat
transaksi penjualan dan penerimaan kas dan pembuat laporan penjualan.
5.
Dokumen yang Digunakan
Dokumen yang digunakan dari sistem penerimaan kas penjualan
tunai adalah :
a.
Faktur Penjualan Tunai
Dokumen ini digunakan untuk merekam
sebagai informasi yang diperlukan oleh manajemen mengenai transaksi penjualan
tunai.
b.
Pita Register Kas (Cas Register Tape)
Dokumen ini dihasilkan oleh fungsi
kasa dengan cara mengoperasikan mesin register. Pita register ini merupakan
bukti penerimaan kas yang dikeluarkan oleh fungsi kasa dan merupakan dokumen
pendukung faktur penjualan tunai yang dicatat dalam jurnal penjualan.
c.
Credit Card Sales Slip
Dokumen ini dicetak oleh credit card
center bank yang menerbitkan kartu ktedit dan diserahkan kepada perusahaan
(disebut merchant) yang menjadi anggota kartu kredit. Bagi perusahaan yang
menjual barang atau jasa, dokumen ini di isi oleh fungsi kas dan berfungsi
sebagai alat untuk menagih uang tunai dari bang yang mengeluarkan kartu kredit,
untuk transaksi penjualan yang telah dilakukan kepada pemegang kartu ktedit.
d.
Bill Of Lading
Dokumen ini merupakan bukti
penyerahan barang dari perusahaan penjualan barang kepada perusahaan angkutan
umum. Dokumen ini digunakan oleh fungsi pengiriman dalam penjulan COD yang
penyerahan barangnya dilakukan oleh perusahaan angkutan umum.
e.
Faktur Penjulan COD
Dokumen ini digunakan untuk merekam
penjualan COD.
f.
Bukti Setor Bank
Dibuat oleh fungsi ksa sebagai
penyetoran kas yang diterima dari piutang ke bank. Bukti setor dibuat 3 lembar
dan diserahkan oleh fungsi kas ke bank, bersamaan dengan penyetoran dari
piutang ke bank. Dua lembar tembusannya diminta kembali bank setelah ditanda tangani
dan dicap oleh bank sebagai bukti penyetoran kas ke bank. Bukti setor bank
diserahkan oleh fungsi kas kepada fungsi akuntansi, dan dipakai oleh fungsi
akuntansi sebagai dokumen sumber untuk pencataan transaksi penerimaan kas dari
piutang kedalam jurnal penerimaan kas.
g.
Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan
Dokumen ini digunakan oleh fumgsi
akuntansi untuk meringkas harga pokok produk yang dijual selama satu periode.
Dokumen ini digunakan oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen pendukung bagi
pembuatan bukti memorial untuk mencatat harga pokok yang dijual.
6.
Catatan Akuntansi yang Digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penerimaan kas
dari penjulan tunai adalah :
a.
Jurnal Penjualan
Jurnal penjualan digunakan oleh
fungsi akuntansi untuk mencatat dan meringkas data penjualan. Jika perusahaan
menjual berbagai macam produk dan manajemen memerkukan informasi penjualan
setiap jenis produk yang dijualnya selama jangka waktu tertentu, dalam jurnal
penjualan disediakan satu kolom untuk setiap jenis produk guns meringkas
informasi penjualan menurut jenis produk tersebut.
b.
Jurnal Penerimaan Kas
Jurnal ini digunakan oleh fungsi
akuntansi untuk mencatat penerimaan kas dari berbagai sumber, diantaranya
penjulan tunai.
c.
Jurnal Umum
Dalam transaksi penerimaan kas dari
penjualan tunai , jurnal ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat
harga pokok produk yang dijual.
d.
Kartu Persedian
Kartu persedian digunakan oleh
fungsi akuntansi untuk mencatat berkurangnya harga pokok produk yang dijual.
Kartu persedian ini diselenggarakan di fungsi akuntansi untuk
mengawasi mutasi dan persedian barang yang disimpan digudang.
e.
Kartu Gudang
Catatan ini tidak
termasuk catatan akuntansi karena hanya nerisi data kuantitas persediaan yang
disimpan digudang. Catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk
mencatat .kartu gudang digunakan untuk mencatat berkurangnya kuantitas produk
yang dijual.
A.
SISTEM PENERIMAAN KAS DARI PIUTANG
Penerimaan kas dari piutang dapat dilakukan
melalui berbagai cara melalui penagih perusahaan, melalui pos, dan melalui
Lock-Box collection plan.
Diantara berbagai cara penagihan
piutang tersebut, penerimaan kas dari piutang seharusnya mewajibkan debitur
melakukan pembayaran dengan menggunakan cek atas nama, yang secara jelas
mencantumkan nama perusahaan yang berhak menerima pembayaran diatas cek. Dengan
cek atas nama ini, perusahaan akan terjamin menerima kas dari debitur, sehingga
kecil kemungkinan orang yang tidak berhak dapat menguangkan cek yang diterima
dari debitur untuk kepentingan pribadinya.
1.
Fungsi yang Terkait
Fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas dari piutang
adalah :
a.
Fungsi Sekretariat
Dalam sistem penerimaan kas dari
piutang, fungsi sekretariat bertanggung jawab dalam penerimaan cek
dan surat pemberitahuan (remintance ad-vice) melalaui pos dari para debitur
perusahaan. Fungsi ini bertugas untuk membuat daftar surat pemberitahuan yang
diterima bersama cek dari para debitur.
b.
Fungsi Penagihan
Jika perusahaan melakukan penagihan
piutang langsung kepada debitur melalui penagihan perusahaan, fungsi penagihan
bertanggung jawab untuk melakukan penagihan kepada debitur perusahaan
berdasarkan daftar piutang yang ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi.
c.
Fungsi Kasa
Fungsi ini bertanggung jawab atas
penerimaan cek dari fungsi sekretariat (jika penerimaan kas dari piutang
dilaksanakan melalaui penagih perusahaan). Fungsi kasa bertanggung jawab untuk
penyetoran kas yang diterima dari berbagai fungsi tersebut segera ke bank dalam
jumlah penuh.
d.
Fungsi Akuntansi
Bertanggung jawab atas pencataan
penerimaan kas dari piutang kedalam jurnal penerimaan kas dan berkurangnya
piutang kedalam kartu piutang.
2.
Dokumen yang Digunakan
Dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari
piutang adalah :
a.
Surat Pemberitahuan
Dokumen ini dibuat oleh debitur
untuk memberitahu maksud pembayaran yang dilakukannya. Surat pemberitahuaan
biasanya berupa tembusan bukti kas keluar yang dibuat oleh debitur, yang
disertakan dengan cek yang dikirim oleh debitur melalui penagih perusahaan atau
pos. Bagi perusahaan yang menerima kas dari piutang, surat pemberitahuaan ini digunakan
sebagai sumber dalam pencatatan berkurangnya piutang di dalam kartu piutang.
Karena surat pemberitahuaan biasanya berupa tembusan bukti kas keluar.
b.
Daftar Surat Pemberitahuan
Merupakan rekapitulasi penerimaan
kas yang dibuat oleh fungsi sekretariat atau fungsi penagihan. Jika penerimaan
kas dari piutang perusahaan dilakukan melalui pos, fungsi sekretariat bertugas
membuka amplop surat memisahkan surat pemberitahuan dengan cek, dan membuat
daftar surat pemberitahuan yang diterima setiap hari.
c.
Bukti Setor Bank
Dibuat oleh fungsi kasa sebagai penyetoran kas yang diterima
dari piutang ke bank. Bukti setor dibuat 3 lembar dan diserahkan oleh fungsi
kas ke bank, bersamaan dengan penyetoran dari piutang ke bank. Dua lembar
tembusannya diminta kembali bank setelah ditandatangani dan dicap oleh
bank sebagai bukti penyetoran kas ke bank. Bukti setor bank
diserahkan oleh fungsi kasa kepada fungsi akuntansi, dan dipakai oleh fungsi
akuntansi sebagai dokumen sumber untuk pencataan transaksi penerimaan kas dari
piutang kedalam jurnal penerimaan kas.
4.
Sistem Peneriamaan Kas Dari Piutang Melalui Penagih
Perusahaan
Penerimaan kas dari piutang melalui penagih perusahaan
dilaksanaan dengan prosedur:
a.
Bagian piutang memberikan daftar yang sudah saatnya ditagih
kepada bagian penagih
b. Bagian penagih mengirimkan penagih, yang merupakan karyawan
perusahaaan untuk melakukan penagihan kepada debitur
c.
Bagian penagih menerima cek atas nama dan surat
pemberitahuan kepada debitur
d.
Bagian penagih menyerahkan cek kepada bagian kasa
e. Bagian penagih menyerahkan surat pemberitahuan kepada bagian
piutang untuk kepentingan posting ke dalam kartu piutang
f.
Bagian kasa mengirim kuitansi cek tersebut sebagai tanda
penerimaan kas kepada debitur
g. Bagian kasa menyetorkan cek ke bank, setelah cek atas cek
tersebut dilakukan endorsement oleh pejabar yang berwenang
h.
Bank perusahaan melakukan clearing atas cek tersebut kepada
debitur.
5.
Sistem Penerimaan Kas Dari Piutang Melalui Pos
Sistem penerimaan kas dari piutang melalui pos dilaksanakan
dengan prosedur berikut ini:
a.
Bagian Penagih mengirim faktur penjualan kredit kepada
debitur pada transaksi penjualan kredit terjadi.
b.
Debitur mengirim cek atas nama yang dilampiri surat
pemberitahuaan melalui pos.
c.
Bagian sekretariat menerima cek atas nama dan surat
pemberitahuan dari debitur.
d.
Bagian sekretariat menyerahkan cek kepada bagian kasa.
e. Bagian sekretariat menyerahkan surat pemberitahuan kepada
bagian piutang untuk kepentingan posting kedalam kartu piutang.
f.
Bagian kasa mengirim kuitansi kepada
debitur sebagai tanda penerima pembayaran dari debitur.
6.
Sistem Penerimaan Kas dari Piutang Melalui
Lock-Box-Collection Plan
Sistem penerimaan kas dari piutang
melalui lock-box-collection plan dilaksanakan dengan prosedur berikut ini:
a. Bagian penagihan mengirim faktur penjualan kredit kepada
debitur pada saat transaksi penjualan kredit terjadi.
b.
Debitur melakukan pembayaran utangnya pada saat faktur jatuh
tempo dengan mengirim cek dan surat pemberitahuan ke PO Box di kota
terdekat
c. Bank membuka PO Box dan mengumpulkan cek dan surat
pemberitahuan yang diterima oleh perusahaan.
d. Bank membuat daftar surat pemberitahuan. Dokumen ini
dilampiri dengan surat pemberitahuan dikirim oleh ke bank ke bagian
sekretariat.
e.
Bank mengurus chack clearing.
f.
Bagian sekretariat menyerahkan surat pemberitahuan kepada
bagian piutang untuk mengkredit rekening membantu piutang debitur yang
bersangkutan.
g.
Bagian sekretariat menyerahkkan daftar surat pemberitahuan
ke bagian kasa.
h. Bagian kasa menyerahkan daftar surat
pemberitahuan ke bagian jurnak untuk dicatat di dalam jurnal
penerimaan kas.
7.
Flowchart
Penerimaan Kas dari Piutang
Anggota kelompok:
1.
Ardian
Marga Wahana (15061129)
2.
Wahyu
Ningsih (15061131)
3.
Tri
Lestari (15061120)
4.
Nurbaya
Hi Saun (15061124)
Note:
Mohon maaf apabila ada kesamaan dengan blog lain. Coretan ini ditujukan
untuk melengkapi tugas Sistem Akuntansi Universitas Mercu Buana Yogyakarta.
Terimakasih
teman-teman yang telah membantu bikin flowchart.
