A.
Pengertian
Adanya sistem akuntansi yang memadai,
menjadikan akuntan perusahaan dapat menyediakan informasi
keuangan bagi setiap tingkatan manajemen, para pemilik atau pemegang saham, kreditur dan para pemakai laporan keuangan (stakeholder)
lain yang dijadikan dasar pengambilan keputusan ekonomi. Sistem tersebut dapat digunakan oleh
manajemen untuk merencanakan dan mengendalikan operasi perusahaan. Salah satu
sistem yang dapat digunakan oleh manajemen perusahaan adalah sistem akuntansi
gaji dan upah.
Untuk mengatasi adanya kesalahan dan
penyimpangan dalam perhitungan dan pembayaran gaji dan upah maka perlu dibuat
suatu sistem penggajian dan pengupahan. Sistem akuntansi gaji dan upah juga
dirancang oleh perusahaan untuk memberikan gambaran yang jelas mengenai gaji
dan upah karyawan sehingga mudah dipahami dan mudah digunakan.
Mulyadi (2000 : 1) menyatakan “Sistem pada dasarnya adalah
sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lainnya yang berfungsi
bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu”.
Sedangkan definisi dari Gaji dan upah menurut
Mulyadi (2001:373) adalah “Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan
jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer,
sedangkan upah umumnya merupakan pembayaran atas penyeraha jasa yang dilakukan
oleh karyawan pelaksana (buruh). Umumnya gaji dibayarkan secara tetap perbulan,
sedangkan upah dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja atau jumlah satuan
produk yang di hasilkan.”
Selanjutnya menurut Mulyadi (2001:17)
tentang sistem akuntansi gaji dan upah menyatakan bahwa, “Sistem akuntansi gaji
dan upah dirancang untuk menangani transaksi perhitungan gaji dan upah karyawan
dan pembayarannya, perancangan sistem akuntansi penggajian dan pengupahan ini
harus dapat menjamin validitas, otorisasi kelengkapan, klasifikasi penilaian,
ketepatan waktu dan ketepatan posting serta ikhtisar dari setiap transaksi
penggajian dan pengupahan.”
Dari pendapat diatas, dapat disimpulkan
bahwa sistem akuntansi gaji dan upah merupakan rangkaian prosedur perhitungan
dan pembayaran gaji dan upah secara menyeluruh bagi karyawan secara efisien dan
efektif. Tentunya dengan sistem akuntansi gaji dan upah yang baik perusahaan
akan mampu memotivasi semangat kerja karyawan yang kurang produktif dan
mempertahankan karyawannya yang produktif, sehingga tujuan perusahaan untuk
mencari laba tercapai dengan produktifitas kerja karyawan yang tinggi.
B.
Informasi Yang
Diperlukan Manajemen
Informasi yang diperlukan oleh manajemen adalah :
a.
Jumlah
biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan selama periode akuntansi
tertentu.
b.
Jumlah
biaya gaji dan upah yang menjadi beban setiap pusat pertanggungjawaban selama
periode akuntansi tertentu.
c.
Jumlah
gaji dan upah yang diterima setiap karyawan selama periode akuntansi tertentu.
d.
Rincian
unsur biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan dan setiap pusat
pertanggungjawaban selama periode akuntansi tertentu.
C.
Dokumen yang Digunakan
Berikut adalah
dokumen yang diperlukan dalam sistem akuntansi penggajian dan penggupahan:
a.
Dokumen
pendukung perubahan gaji dan upah.
Dokumen ini pada
umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat - surat keputusan yang
bersangutan dengn karyawan. Tembusan dari dokumen – dokumen ini dikirimkan ke
fungsi pembuat daftar gaji dan upah.
b.
Kartu
Jam Kerja
Dokumen ini
digunakan untuk mencatat waktu yang digunakan tenaga kerja langsung pabrik guna
mengerjakan pesanan tertentu. Dokumen ini diisikan oleh mandor pabrik dan
diserahkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kembudian dibandingkan
dengan kartu jam hadir, sebelum digunakan untuk distribusi biaya upah langsung
kepada setiap jenis produk atau pesanan.
c.
Kartu
Jam Hadir
Kartu ini digunakan
oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di
perusahaan. Catatan daftar hadir ini dapat berupa daftar hadir biasa, atau
kartu hadir yang diisi melalui finger scan.
d.
Daftar
Gaji dan Daftar Upah
Dokumen ini
berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan dikurangi potongan berupa pph
pasal 21, utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan, dsb.
e.
Rekap
Daftar Gaji dan Daftar Upah
Dokumen ini
merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen yang dibuat berdasar daftar
gaji dan upah. Perusahaan yang berdasarkan pesanan, rekap daftar gaji dan upah
digunakan untuk membebankan upah langsung dalam hubungannya dengan produk
kepada pesanan yang bersangkutan. Distribusi tenaga kerja ini dilakukan oleh
fungsi Akuntansi Biaya.
f.
Surat
Pernyataan Gaji dan Upah
Dokumen ini
dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan
daftar gaji dan upah. Dokumen ini digunakan sebagai catatan bagi karyawan
mengenai rincian gaji dan upah yang diterima karyawan beserta potongan yang
menjadi bebannya.
g.
Amplop
Gaji dan Upah
Amplop ini
digunakan sebagai alat untuk memberikan gaji dan upah kepada karyawan, dimana
di bagaian sampul terdapat informasi menegnai nama karyawan, nomor identifikasi
karyawan dan jumlah gaji yang diterima. Apabila distribusi dilakukan melalui
rekening karyawan maka tidak diperlukan amplop gaji dan upahnamun akan
diberikan rincian mengenai gaji atau upah yang mereka peroleh.
h.
Bukti
Kas Keluar
Dokumen ini
merupakan perintah pengeluaran sejumlah uang yang dibbuat oleh fungsi akuntansi
kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah.
D.
Catatan Akuntansi Yang Digunakan
Dibawah ini adalah
catatan yang digunakan dalam menjalankan sistem akuntansi penggajian dan
pengupahan di suatu perusahaan:
1.
Jurnal Umum
Jurnal umum ini
digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja langsung ke dalam setiap
departemen dalam perusahaan.
2.
Kartu Harga Pokok Produk
Catatan ini
digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk
pesanan tertentu.
3.
Kartu Biaya
Catatan ini
digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya tenaga
kerja non produksi setiap departemen dalam perusahaan. Sumber informasi dalam
kartu biaya ini adalah bukti memorial.
4.
Kartu Pengasilan Karyawan
Kartu
penghasilan karyawan digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongan
yang diterima oleh setiap karyawan. Kartu ini sebagai tanda terima gaji dan
upah karyawan dengan membubuhkan tnada tangan.
E.
Fungsi yang Terkait
Fungsi – fungsi
yang terkait dengan sistem akuntansi penggajian dan pengupahan adalah sebagai
berikut.
1.
Fungsi kepegawaian
Fungsi ini bertanggung jawab
untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan
karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan. Kenaikan
pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan, dan pemberhentian karyawan. Dalam
struktur organisasi pada Gambar fungsi kepegawaian berada di tangan Bagian
Kepegawaian, dibawah Departemen Personalia dan Umum.
2.
Fungsi Pencatat Waktu
Fungsi ini bertanggung jawab
untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan.
Sistem pengendalian intern yang baik mensyaratkan fungsi pencatatan waktu hadir
karyawan tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi atau oleh fungsi pembuat
daftar gaji dan upah. Dalam struktur organisasi pada Gambar fungsi pencatat
waktu berada di tangan bagian pencatat waktu, dibawah Departemen Personalia dan
Umum
3.
Fungsi Pembuat Daftar Gaji dan Upah
Fungsi ini bertanggungjawab
untuk membuat daftar gaji dan upah yang berisi penghasilan bruto yang menjadi
hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka
waktu pembayaran gaji dan upah. Daftar gaji dan upah diserahkan oleh fungsi
pembuat daftar gaji dan upah kepada fungsi akuntansi guna pembuatan bukti kas
kelaur yang dipakai sebagai dasar untuk pembayaran gaji dan upah kepada
karyawan.
4.
Fungsi Akuntansi
Dalam sistem akuntansi
penggajian dan pengupahan, fungsi akuntansi bertanggungjawab utnuk mencatat
kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji dan upah
karyawan (misalnya utang gaji dan upah karyawan, utang pajak, utang dana
pensiun). Fungsi akuntansi memiliki 3 bagian yaitu:
·
Bagian Utang
Bagian ini memegang fungsi
pencatat utang yang dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan
bertanggungjawab untuk memproses pembayaran gaji dan upah seperti yang
tercantum dalam daftar gaji dan upah. Bagian ini menerbitkan bukti kas keluar
yang memberi otorisasi kepada fungsi pembayar gaji dan upah untuk membayarkan
gaji dan upah kepada karyawan seperti yang tercantum dalam daftar gaji dan upah
tersebut.
·
Bagian Kartu Biaya
Bagian ini memegang fungsi
akuntansi biaya yang dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan
bertanggung jawab untuk mencatat distribusi biaya ke dalam kartu harga pokok
produk dan kartu biaya berdasarkan rekap daftar gaji dan upah dan kartu jam
kerja (untuk tenaga kerja langsung pabrik).
·
Bagian jurnal
Bagian ini memegang fungsi
pencatat jurnal yang bertanggung jawab untuk mencatat biaya dan upah dalam
jurnal umum.
5.
Fungsi Keuangan
Fungsi ini bertanggungjawab
untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah dan menguangkan cek tersebut ke
Bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji dan upah
setiap karyawan, untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak. Dalam
suatu perusahaan fungsi keuangan berada di tangan Bagian Kasa.
F.
Jaringan Prosedur
Sistem penggajian terdiri dari jaringan prosedur berikut ini:
1.
Prosedur pencatatan waktu hadir
2.
Prosedur pembuatan daftar gaji
3.
Prosedur distribusi biaya gaji
4.
Prosedur pembuatan bukti kas keluar
5.
Prosedur pembayaran gaji
Sistem pengupahan terdiri
dari jaringan prosedur berikut ini:
1.
Prosedur pencatatan waktu hadir
2.
Prosedur pencatatan waktu kerja
3.
Prosedur pembuatan daftar upah
4.
Prosedur distribusi biaya upah
5.
Prosedur pembuatan bukti kas keluar
6.
Prosedur pembayaran upah
G.
Distribusi Biaya Gaji Dan Upah
Distribusi biaya gaji dan
upah ditunjukan untuk menghasilkan laporan biaya tenaga kerja menurut jenisnya
(gaji dan upah, tunjangan makan, tunjangan lembur, biaya kesejahteraan
karyawan), menurut hubungannya dengan departemen, kegiatan, order produksi,
atau kombinasi di antara berbagai jenis klasifikai tersebut.
Distribusi biaya gaji dan
upah umumnya dilakukan dengan metode berikut ini :
a.
Metode rekening berkolom
Jika misalnya manajemen
menginginkan laporan biaya tenaga kerja menurut jenisnya per departemen, maka
laporan ini dapat dihasilkan dengan menyediakan rekening biaya berkolom untuk
setiap departemen dalam buku pembantu biaya. Media yang dipakai sebagai sumber
informasi untuk posting ke dalam rekeing berkolom ini adalah rekp daftar gaji
dan upah atau jurnal umum.
b.
Metode summary strip:
tiket tunggal
Distribusi biaya upah
lansung dapat dilakukan dengan membuat kartu jam kerja untuk setiap order
produksi. Kartu jam kerja ini kemudia diisi dengan tarif upah karyawan yang
bekerja untuk order produksi tersebut dan dikalikan jumlah jam kerja, serta
disimpan dalam arsip sementara menurut order produksi. Secara periodik kartu
jam kerja ini ditotal jumlah rupiahnya, dan dicatat dalam kartu harga pokok
produk. Untuk tenaga kerja tak langsung, kartu jam kerjanya di isi dengan tarif
upahnya kemudian disortasi menurut klasifikasi biaya tenaga kerja menurut jenis
dan departemen. Jumlah rupiah biaya tenaga kerja tak langsung menurut
klasifikasi jenis dan departemen tersebut diringkas dan diposting kedalam summary strip, yang sekaligus berfungsi
sebagai laporan biaya tenaga kerja.
c.
Metode distribusi dengan komputer
Metode distribusi pendebitan
yang timbul dari transaksi penggajian dan pengupahan dengan menggunakan
computer dilakukan dengan member kode dengan benar, proses sortasi akan
dilakukan oleh computer melalui program. Oleh karena itu, titik berat kegiatan
ini terletak pada kerangka pemberian kode terhadap transaksi gaji dan upah.
Jika pendebitan rekening bisaya yang terjadi dari transaksi penggajian dan
pengupahan akan diklasifikasikan menurut jenis biaya tenaga kerja ( misalnya
ada 30 jenis biaya tenaga kerja), pusat pertanggungjawaban yang dibagi menurut
hirarki manajemen (misalnya ada 4 jenjang manajemen) dan menurut jenis produk
yang dihasilkan ada 25 jenis produk.
H.
Flowchart
Anggota kelompok:
1.
Ardian
Marga Wahana (15061129)
2.
Wahyu
Ningsih (15061131)
3.
Tri
Lestari (15061120)
4.
Nurbaya
Hi Saun (15061124)
Note:
Mohon maaf apabila ada kesamaan dengan blog lain. Coretan ini ditujukan
untuk melengkapi tugas Sistem Akuntansi Universitas Mercu Buana Yogyakarta.
Terimakasih.
